Họp nhóm là một trong những hoạt động quan trọng để triển khai công việc tới các thành viên trong nhóm. Họp nhóm cũng có thể là lúc trao đổi đưa ra các giải pháp phương hướng cho một công việc cụ thể. Nhưng không thể gắn toàn bộ công việc trong quá trình họp nhóm được, mà nó cần đan xen nhiều yếu tố khác nữa. Vậy làm thế nào để người leader điều hành một buổi họp nhóm theo đúng như những gì mong muốn, tạo được không khí vui vẻ sôi động cho cả nhóm mà vẫn đảm bảo được công việc. Dưới đây tôi xin chỉ ra một số cách điều hành nhóm làm việc mà bản thân đúc rút kinh nhiệm.
Đặc điểm của các buổi họp thường kỳ đó chính là diễn ra trong thời gian lâu dài, đều đặn. Do đó, sẽ khó tránh khỏi trường hợp buổi họp nhóm làm cho người tham gia nhàm chán, người điều hành cũng mất đi tính sáng tạo, dễ bị cuốn theo cách làm việc theo kiểu máy móc. Nhân tố con người luôn là nhân tố quan trọng nhất trong các buổi họp, vì vậy người điều hành cần phải tập trung khai thác nhân tố này. Hãy làm thế nào đó, buổi họp nhóm lôi kéo được thật nhiều người tham gia trao đổi, bàn luận. Càng sôi nổi càng tốt. Trong các buổi họp cần đưa các yếu tố tự nhiên vào buổi họp, ví dụ như để cho các bạn thành viên kể một câu chuyện gì đó đã trải nghiệm, mà tạo ấn tượng tốt với thành viên đó chẳng hạn. Khi có thành viên kể những câu chuyện như thế, người điều hành cũng hiểu hơn về thành viên đó đồng thời không khí buổi họp của cả nhóm cũng sôi động hơn rất nhiều.
Giai đoạn bắt đầu cuộc họp, người điều hành nên để không khí buổi họp sôi động, càng vui càng tốt. Có rất nhiều cách để làm điều đó, ví dụ như nháy một bạn nào đó có khả năng hài hước gây cười cho người khác kể một câu chuyện vui, chơi một vài trò chơi, để cho các thành viên tự do tương tác nói chuyện với nhau...Những lúc như thế này, nếu trong nhóm có các trường hợp có thể tận dụng để gây cười thì rất tốt, ví dụ có một cặp đôi nào đó hay bị mọi người chim lợn chẳng hạn, có thể trêu trọc để không khí vui vẻ, (cái này hết sức tế nhị và tùy từng đối tượng mới được phép áp dụng). Tuy nhiên, phương pháp trên là áp dụng cho các buổi họp thông thường không có sự đặc biệt, còn trong trường hợp buổi họp nhóm mà cần sự nghiêm túc cao độ (kỷ luật ai đó, phê bình ai đó...) thì có thể giảm bớt không khi sôi động trước buổi họp xuống. Giai đoạn này nên diễn ra trước giờ bắt đầu cuộc họp hoặc, 10-15' đầu của cuộc họp.
Giai đoạn trong cuộc họp. Đây là giai đoạn chính nhất của cuộc họp, là giai đoạn triển khai các công việc quan trọng, hay đưa ra các vấn đề bàn bạc. Vì vậy ở giai đoạn này người điều hành họp nên tạo một bầu không khí nghiêm túc cho tất cả mọi người tham gia, nhưng không khí không nên quá căng thẳng. Để cuộc họp diễn ra trôi chảy, ở giai đoạn này nên loại bỏ một số nhân tố gây nhiễu đến cuộc họp như nói chuyện riêng, nói chuyện điện thoại, nhắn tin, hoặc là không tập trung. Trước mỗi cuộc họp người điều hành cần thống nhất với cả nhóm về vấn đề đó. Trước mỗi buổi họp, người điều hành nên thông báo những nội dung họp chính sẽ diễn ra trong cuộc họp để thành viên nắm được một cách tổng quan. Khi triển khai thì sẽ triển khai lần lượt từng vấn đề, giải quyết vấn đề nào thì cần phải giải quyết một cách triệt để và được toàn bộ hoặc đa số mọi người thống nhất quan điểm, cùng thống nhất thực hiện. Đối với trường hợp triển khai vấn đề từ trên xuống, hay truyền đạt thông tin tới thành viên trong nhóm. Khi ấy, lời nói của người leader đưa ra thường là mệnh lệnh yêu cầu người khác thực hiện. Đôi khi những mệnh lệnh như thế làm cho thành viên không hứng thú, nếu có làm thì làm theo cho tròn trách nhiệm cho có, rất dễ rơi vào tình trạng làm máy móc. Để tối ưu hóa khi triển khai những nội dung như thế, người điều hành cần nêu rõ tầm quan trọng của mệnh lệnh đó, ý nghĩa của nó và tại sao cả nhóm phải thực hiện, thậm chí trước khi nêu vấn đề mấu chốt, người điều hành có thể đưa ra một vài í nhỏ để các thành viên trong nhóm đóng góp í kiến (để làm được việc này, đòi hỏi người điều hành có kỹ năng dẫn dắt người khác theo chủ ý của mình). Trường hợp cả nhóm cùng bàn bạc một vấn đề nào đó. Trong trường hợp này, vấn đề đó có thể là người điều hành đã có hướng giải quyết từ trước, hoặc không hề có hướng giải quyết cụ thể nào và muốn đưa ra để tìm một hướng giải quyết đúng. Nếu như người điều hành có hướng giải quyết rồi thì nó giống như trường hợp người điều hành sẽ dẫn dắt mọi người. Còn mình sẽ bàn sâu hơn về vấn đề mà người điều hành chưa có hướng giải quyết cụ thể. Lưu ý, khi điều hành về vấn đề này, người điều hành nên tạo một bầu không khí thật vui vẻ, thoải mái cho tất cả mọi người nói chuyện, càng tự do thoải mái càng tốt. Để kích thích mọi người nói trong vô cảm, nói ra những điều trong vô thức kích hoạt sự sáng tạo. Khi bàn bạc về ý tưởng thì nên lắng nghe tất cả ý kiến của mọi người dù ý kiến đó có thể là trái chiều và ghi chép một cách đầy đủ (nên có 1 bạn thư ký ghi chép). Sau khi lấy ý tưởng xong rồi, người điều hành nên lọc ra một số ý tưởng mà phù hợp sau đó để mọi người cùng phân tích rồi chốt 1-2 ý tưởng chính và lên kế hoạch thực hiện cho nó.
Giai đoạn chốt họp, ở giai đoạn này người điều hành cần phải chốt lại những vấn đề mà nhóm đã bàn, những gì đã thống nhất. Phân công lại một lần nữa ai phụ trách công việc gì, thời gian hoàn thành công việc đó ra sao. Sau mỗi buổi họp cần có biên bản ghi lại những gì đã thống nhất, những gì đã bàn và để cập nhật thông tin cho những người vắng họp.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét